Khi lựa chọn phần mềm kế toán, đầu tiên doanh nghiệp nên cân nhắc xem phần mềm đó có phù hợp với quy mô và nhu cầu hiện tại của mình hay không. Tuy nhiên, do tính chất của phần mềm kế toán là sản phẩm trừu tượng, không thể kiểm định ngay nên đa số các doanh nghiệp thường lựa chọn thông qua giới thiệu hoặc dựa vào thương hiệu, uy tín của đơn vị cung cấp phần mềm. Liệu cách thức lựa chọn này có chính xác ?

Thực tế là doanh nghiệp đã khá lúng túng khi muốn tiếp cận một phần mềm cụ thể. Điều này xuất phát từ việc phần mềm kế toán phải tuân theo các chuẩn mực của kế toán hiện hành và theo quy định của Bộ tài chính nên đa số các phần mềm kế toán hiện nay không khác nhau nhiều.

Bài viết này xin đưa ra một số tiêu chí quan trọng để các bạn lựa chọn phần mềm kế toán nào phù hợp và hiệu quả nhất cho công tác kế toán của doanh nghiệp mình:

Dễ sử dụng và dễ hiểu: Đây là tiêu chí rất quan trọng, đặc biệt là đối với các kế toán viên mới vào nghề hoặc đối với các kế toán đã quen làm việc thủ công. Phần mềm kế toán dễ sử dụng giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí huấn luyện ban đầu cho doanh nghiệp cũng như sau này khi kế toán cũ ra đi, kế toán mới vào tiếp nhận thì khâu chuyển giao cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều so với một phần mềm kế toán quá phức tạp và khó hiểu.

Đủ tiêu chuẩn đối với phần mềm kế toán: Ứng dụng phải đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ kế toán, tuân thủ các chuẩn mực kế toán và pháp luật kế toán hiện hành. Để đạt được yêu cầu này đòi hỏi đơn vị cung cấp phần mềm phải có chuyên viên am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ kế toán thực tế.

Giá cả: Giá phần mềm kế toán hiện nay rất cạnh tranh. Bạn nên  dùng thử trước khi quyết định chi trả cho sản phẩm mà mình thực sự ưng ý. Lời khuyên là không nên quá ham chuộng sản phẩm giá rẻ, vì giá rẻ thường đi đôi với dịch vụ kém. Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm trôi nổi, phần mềm bẻ khoá do cá nhân hay tổ chức buôn bán nhất thời với giá rẻ mạt, tiềm ẩn rủi ro cho những người sở hữu chúng.

Hỗ trợ sau bán hàng: Chế độ bảo hành, bảo trì cũng hết sức quan trọng khi lựa chọn phần mềm kế toán. Nhà cung cấp phần mềm phải đồng hành cùng kế toán viên và doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng. Dịch vụ hỗ trợ cũng cần phải nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả.

Khả năng nâng cấp, sửa đổi: Doanh nghiệp không ngừng thay đổi, hoạt động của doanh nghiệp cũng không ngừng thay đổi để cạnh tranh tốt hơn trong một môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp. Vì vậy, bạn đang không chỉ đang lựa chọn một phần mềm kế toán cho nhu cầu hiện tại mà cho cả sự phát triển trong tương lai của công ty bạn. Những sản phẩm đóng gói thường không có khả năng nâng cấp hoặc bị từ chối nâng cấp bởi đơn vị cung cấp. Công nghệ ứng dụng cũng là yếu tố ảnh hưởng đến khả năng nâng cấp của phần mềm trong tương lai.

Phiên bản dùng thử: Phải có phiên bản dùng thử trong một thời gian để bạn đánh giá sản phẩm.

Thâm niên của sản phẩm: Phần mềm phải có mặt trên thị trường trong nhiều năm liền và được nhiều người sử dụng để đánh giá độ ổn định và tin cậy.

Chúc các bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp.